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Qué debo tener en cuenta para elaborar los estatutos de una empresa


8 de marzo de 2022
Juan Bernardo Noreña Botero
Abogado especialista en Derecho Empresarial
Qué debo tener en cuenta para elaborar los estatutos de una empresa

Cuando creamos una sociedad, es muy importante que a la par con la constitución de la sociedad, se elaboren los estatutos de la misma. Los estatutos de una sociedad los podemos definir como el pacto donde se agrupan todos los derechos y obligaciones de los socios, así como las normas que rigen la sociedad, en cuanto a su denominación, el objeto social que va a desarrollar, los montos que se aportaron para su creación, la forma en que se van a repartir las utilidades, etc. Este documento debe estar elaborado por un abogado y es un paso inicial para la constitución de la sociedad.

Al ser un acuerdo realizado entre los propios socios, los estatutos tienen validez tanto para los socios presentes como para los que pudieran unirse a la sociedad en un futuro.

En otras palabras, podemos decir que los estatutos de una sociedad son las normas o reglas de juego que acuerdan los socios y que define el funcionamiento general de la empresa en cuanto a los derechos y obligaciones de los accionistas y la manera como se manejan las relaciones entre ellos; pero además, a través de los estatutos, también se establece el funcionamiento de la sociedad frente a otras personas.

Básicamente los estatutos de una empresa deben contener:

Denominación de la sociedad y su duración. La denominación social es el nombre que recibe una empresa, y que la hace única con respecto a las demás sociedades mercantiles. Es el nombre que figura en cualquier tipo de documentación oficial (como por ejemplo en las escrituras públicas). No hay que confundir este concepto con la marca y el nombre comercial de una sociedad. La razón social es lo que identifica legalmente a una empresa ante las administraciones públicas, los clientes y los proveedores.

Objeto social. El objeto social es el conjunto de actividades para cuya realización se constituyó la sociedad como sujeto de derechos y obligaciones, mediante el cual se busca alcanzar un fin común determinado para todos los socios.

Domicilio. Es aquel lugar donde la empresa o la sociedad desarrolla su actividad, su gestión y administración.

Revisar el monto del capital social. Es frecuente que las personas al momento de la constituir la sociedad, se establezca con el menor capital social posible, es decir, con el menor capital aportado posible para así pagar menos impuestos; pero al hacerlo, si el capital social es muy bajo, se está generando una cultura que no es coherente con el negocio, técnicamente se debe tener una estructura optima de capital, lo que facilitará acceder a créditos en entidades financieras, cuando estos sean necesarios.

Pactar por anticipado la distribución de las utilidades. Este aspecto debe quedar registrado en el acuerdo de constitución, porque de no colocar ninguna normatividad, se regirá por lo establecido por la Cámara de Comercio.

Prácticas de endeudamiento. Al no establecerse el verdadero capital social de la compañía, es poco probable que los bancos presten dinero a la empresa, y ante respuestas negativas de entidades financieras, es posible que los socios realicen préstamos a título personal, práctica que no es recomendable, como si lo es la de aclarar los topes de endeudamiento, es decir, Se sugiere que la Junta Directiva coloque unos límites de endeudamiento y le solicite a los socios el aval de los créditos.

Elegir el tipo de Sociedad. De acuerdo al objeto social establecido, teniendo en cuenta los criterios y características que cada uno de los tipos de sociedades tiene en cuanto a su número de socios, forma en que se realizan los aportes, la responsabilidad, y si se desea o no que las acciones ingresen al mercado de valores, los socios deben elegir de acuerdo a sus necesidades, posibilidades y proyecciones el tipo de sociedad que desean constituir.

Evaluar la creación de una Junta Directiva. Según su tamaño, las empresas tienen la posibilidad de crear o no una Junta Directiva, sin embargo, es importante tener una Junta Asesora, y a través de los estatutos crear también comités de evaluación y remuneración de la Junta Directiva, con el objetivo de realizar un seguimiento y ejercer una planeación adecuada dentro de la empresa.

Definir la importancia de la Asamblea de Accionistas y el Consejo de Socios. Además de la Asamblea de Accionistas que en todas las empresas debe hacerse como mínimo una vez al año, con el objetivo de tomar nuevas decisiones, también es recomendable establecer de un Consejo de Socios, para ejercer revisión y control sobre la Junta Directiva, es por ello que sus miembros no deben pertenecer a la Junta Directiva.

Incorporación del Revisor Fiscal o tener un contador. Aunque legalmente solo las empresas cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos deben contar con un Revisor Fiscal, las empresas que no deban cumplir este requisito, si deberían al menos un contador que verifique que la información contable y los estados financieros, se emitan en cumplimiento de las normas contables aplicables.

Derechos de Preferencia de los Socios. Una parte fundamental de los estatutos, es prever los posibles inconvenientes que pueda tener toda sociedad. El más importante, es el derecho de todos los socios a tener la preferencia en la compra de las acciones. Si un socio se quiere retirar, el primer lineamiento, la prioridad o primera opción que se le da a una persona o un grupo de personas de celebrar un negocio jurídico, como en este caso, la compra de las acciones que posee el accionista, lo debe tener el núcleo de la familia, la empresa, o los demás socios. Así mismo, es importante tener en cuenta el derecho de todo socio a aceptar o no un nuevo socio, en este caso se establece una mayoría para su aceptación, y, cuando éste es rechazado, la compañía puede comprar las acciones, dejarlas en tesorería hasta que haya un nuevo socio que sea aceptado por la mayoría.

Resolución de conflictos. Es importante que se establezca que en caso de presentarse un conflicto determinado, éste se pueda resolver con mecanismos alternativos de solución de conflictos para así evitar acudir a la justicia ordinaria, ya sea estableciendo que los conflictos serán resueltos por amigables componedores , o , un tribunal de arbitramento, los cuales corresponden a terceros imparciales que son escogidos por las partes para que diriman o resuelvan el conflicto, otras opciones serian son las cámaras de comercio y los organismos internacionales. Pero para empresas pequeñas con las primeras opciones es suficiente.

SEÑOR EMPRESARIO… Nunca es tarde para revisar los estatutos de su empresa, hacer una reunión, leer cada artículo, comprenderlos, adicionarles o quitarles diferentes aspectos que tengan que ver con la cultura y el objeto de su organización o situación empresarial particular.

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